Richtlinie zur Verwendung und Speicherung von Bewerberdaten bei der heads in motion GmbH& Co. KG

Verantwortliche Stelle i.S. Datenschutz ist die
heads in motion GmbH & Co.KG
Oraniendamm 70-71
13469 Berlin

Der Datenschutzbeauftragte ist zu erreichen unter
datenschutz (at) heads-in-motion.de

Bewerberdaten, die der Heads in motion GmbH& Co. KG (nachfolgend „Personalvermittler) zugesendet werden, unterliegen ebenso wie alle anderen personenbezogenen Daten dem Datenschutz. Sie werden nicht ohne eine explizite Erlaubnis gespeichert oder und verarbeitet. Nach Abschluss eines Bewerbungsverfahrens und nach Ablauf der zulässigen Aufbewahrungsdauer werden die Bewerberdaten daher gelöscht. Eine gesonderte Mitteilung hierzu erfolgt nicht. Bewerber können jedoch in eine längere Speicherung der Bewerberdaten einwilligen.

Grundsätze der Verarbeitung:

Die Ansprache und Auswahl von Bewerbern gründet sich auf unserem berechtigten Interesse, gem. Art.6 Abs. 1 lit. f DSGVO, der Personalvermittlung. Eine Aufnahme in den Talentpool ergibt sich aus der freiwillig, informierten Einwilligung des Bewerbers gem. Art. 6 Abs1 lit. a DSGVO.

Bewerbungen/ Talentpool
Bewerberdaten werden nach Ablauf einer Frist von 6 Monaten ab Bekanntwerden des Ergebnisses der Stellenbesetzung automatisch gelöscht, es sei denn, der Bewerber hat einer Aufnahme in den Talentpool der Heads in Motion GmbH& Co. KG zugestimmt. Hierzu ist eine Einwilligung des Bewerbers notwendig. Erläuterungen hierzu finden sich weiter unten. Im Fall der Aufnahme in den Talentpool, werden die Bewerberdaten nicht automatisch nach 6 Monaten gelöscht. Der Personalvermittler verpflichtet sich, die Daten in turnusmäßigen Abständen zu prüfen und ggf. Validierungen vorzunehmen. Der Turnus hierfür beträgt 12 Monate. Sollte keine Verwendung mehr für die Daten bestehen, werden die Daten nach Ablauf einer Frist von einem Monat, nach Ablauf des Turnus, gelöscht, ohne dass es einer gesonderten Mitteilung bedarf. Die Bewerberdaten werden im Rahmen eines manuellen Profilings aufbereitet und dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Insofern der Bewerber in den Auswahlprozess für die Besetzung einer Position aufgenommen wird, teilt der Personalvermittler dem Bewerber die Daten des Auftraggebers mit. Der Bewerber hat jederzeit die Möglichkeit die Auskunft, Verwendungszweck und eine Löschung seiner Daten zu beauftragen. Hierzu genügt eine E-Mail mit dem entsprechenden Hinweis an: datenschutz@heads-in-motion.com.

Initiativbewerbungen
Bei der Zusendung von Initiativbewerbungen, also unaufgeforderten Bewerbungen geht der Personalvermittler von einem konkludenten Handeln des Bewerbers aus. Die Unterlagen werden gesichtet und bei Bedarf in einen regulären Bewerbungsprozess überführt.

Notwendige Einwilligung zur Speicherung von Bewerberdaten in einen Talentpool

Sofern der Bewerber seine Bewerberdaten dem Personalvermittler, im Rahmen des Bewerbungsverfahren hat zukommen lassen, kann er per Einwilligung auch bestimmen, dass diese über das Ende des regulären Bewerbungsverfahrens hinaus in einem Talentpool gespeichert werden dürfen. Die Einwilligung in die Speicherung der Bewerberdaten in einen Talentpool erfolgt freiwillig. Sie hat keinerlei positive oder negative Auswirkungen auf ein aktuell laufende Bewerbungsverfahren.
Die Einwilligung gibt der Bewerber für sämtliche in seinen Bewerbungsunterlagen befindlichen personenbezogenen Daten ab. Diese Daten können beispielsweise ausfolgenden Unterlagen und Erhebungen hervorgehen

  • Anschreiben
  • Zeugnisse
  • Lebenslauf
  • Fragebogen für Bewerber
  • Notizen zu Bewerberinterviews

Die Einwilligung des Bewerbers gegenüber des Personalvermittlers, kann auf elektronischem Wege, oder schriftlich erfolgen. Der Personalvermittler wird die Einwilligung dokumentieren. Die Einwilligung beinhaltet, dass die Daten vom Personalvermittler genutzt werden können, um den Bewerber zu einem späteren Zeitpunkt zu kontaktieren, wenn sich eine geeignete Vakanz, die durch den Personalvermittler betreut wird ergibt und der Personalvermittler das Bewerbungsverfahren mit ihm fortsetzen möchte.

Die Einwilligung erstreckt sich zusätzlich auf alle Daten bezüglich der Tätigkeiten und der Qualifikationen, die vom Personalvermittler während des Bewerbungsverfahrens auf zulässige Weise aus Datenquellen erhoben wurde, die allgemein zugänglich sind. Vorrangig bezieht sich dies auf Daten aus beruflichen sozialen Netzwerken.

Beinhalten die Bewerbungsunterlagen, die dem Personalvermittler eingereicht wurden personenbezogene Daten, die den „besonderen Kategorien personenbezogener Daten“ nach Art. 9 DSGVO entsprechen, ist eine Einwilligung auch insbesondere für diese Daten gültig.

Zu den „besonderen Kategorien personenbezogener Daten“ nach Art. 9 DSGVO können beispielsweise Angaben gehören, die über eine Schwerbehinderung aufklären oder aber auch Bewerbungsfotos, die eine ethnische Herkunft erkennen lassen.

Da der Personalvermittler Bewerber vorrangig aufgrund ihrer beruflichen Qualifikationen auswählen möchte, bittet der Personalvermittler jedoch darum, Angaben dieser Art in der Bewerbung, wenn möglich, nicht zu machen.

Die Einwilligung zur Speicherung von Daten kann der Bewerber ohne Angabe von Gründen verweigern. Nachteile erwachsen dem Bewerber daraus nicht. Eine bereits gegebene Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Im Falle eines Widerrufs werden die Bewerberdaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens durch den Personalvermittler gelöscht. Dies geschieht spätestens 6 Monate nach einer Entscheidung (Zusage, oder Absage zu der ausgeschriebenen Position).

Die Daten werden, nach Validierung durch den Personalvermittler, nur im Rahmen des Bewerbungsprozesses an das ausschreibende Unternehmen (Kunde des Personalvermittlers) zur Prüfung direkt weitergegeben. Das ausschreibende Unternehmen (Kunde) wird diese Daten, ebenso wie der Personalvermittler selbst, nur für die Bewerberauswahl verwenden. Hierbei unterliegt der Kunde den gleichen datenschutzrechtlichen Anforderungen wie der Personalvermittler selbst.

Speicherung von Links zu Profilen in sozialen Netzwerken

Zur Identifizierung potenzieller Kandidaten ist es unerlässlich, Profile in sozialen Netzwerken zu sichten und zu sondieren. Hierbei ist die Einhaltung datenschutzrelevanten Vorgehensweisen unabdingbar. Oftmals ist es erforderlich, Markierungen, Links, Lesezeichen, etc. für relevante Suchergebnisse zu erstellen. Das bloße Betrachten von öffentlich verfügbaren Informationen stellt keine datenschutzrechtliche Implikation dar, sofern die Daten aus öffentlich verfügbaren Quellen stammen. Öffentlich verfügbar ist alles, was ohne das Überwinden einer Zugangssperre (Login) frei zugänglich ist. Das Setzen eines Lesezeichens (URL-Shortener- bitly Link) unter Angabe des Vor- und Nachnamens ist soweit zulässig, als dass es dem bloßen Wiederauffinden des jeweiligen Profils im Internet dient. Ebenso ist die Speicherung von Vor- und Nachnamen zu dem Link statthaft und bedarf keiner separaten Einwilligung des Betroffenen. Die Speicherung von Vor- und Nachnamen ist insoweit unkritisch, als dass diese personenbezogenen Daten Bestandteil des Links selbst sind.

Die Hoheit über die personenbezogenen Daten liegt zu jeder Zeit beim Betroffenen selbst, da er durch seine Profileinstellungen auf der Plattform die Sichtbarkeit seiner Daten zu jedem Zeitpunkt regulieren kann. Insofern sich Änderungen am Datensatz ergeben, oder aber das Profil vollständig gelöscht wird, wird diese Änderung beim Link direkt wirksam und die Angaben zur Person nicht mehr sichtbar. Weiterführende Daten zu dem Kandidaten dürfen nur mit dessen Einwilligung gespeichert  werden.